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文書管理システムと紙とデータ

文書管理システムを効率的に運用するということは、それができれば非常に便利で、ビジネスでも有効にスムーズに作業を進めていくことができるということですが、現実にはそれがうまくいっていないということが実態のようです。それは紙での管理が今でも多いということや、それが保管にコストが掛かり、スペースも必要ですし、何よりも探すのに時間がかかったりで非常に面倒ということがありながら、そのままの管理で現状を積上げているということになります。ではすべて電子化して文書管理システムを導入するかというと、そのシステムでもデメリットがあるということになるようですが、それはファイルなどに手が加えられた場合にわかりづらく、誰がしたのかわからないということや、検索に時間がかかったり、最終版かどうかもわかりづらいなどの問題点があるということですが、それらを解決するシステムが必要になります。

文書管理システムといくつかの課題

文書管理システムの導入は、いつかしなければならない課題ということですが、問題は完璧な自社にあった文書管理システムが見つけづらいということだろうと思います。電子化デジタル化ということでは、やはりコストの削減が一番大きな目的ではないかと思いますが、文書の印刷や送付や管理などのスペースなどのコストの削減ができるということですから、これほどのメリットはないのでしょうが、それ以上にその先に踏み込んで、文書の検索や利用ということでの時間の短縮や使いやすさのことに重点を置くと、もっと利用が効率化して、スムーズにバランスよく仕事ができるようになるということへの関心はあまりないというのが本音のようでもあります。ただ電子化をするということで管理面だけでの利用ということで止まっているということが本当の問題点ではないかという気もしますが、それはだんだんそのようなシステムになっていくのでしょう。

文書管理システムと紙の利用

文書管理システムを導入しても、そのシステムを上手く使っていないということも多いようで、例えば上司からの仕事の支持の場合に、最終的には電子ファイル化するのに口頭で指示したり、紙に書いて指示したりする場合が多いということで、紙に書いてみないと安心できないということや、今までの習慣ということや、電子ファイル化では、相手を見て強調できないということなどもあるように思います。そのようになかなか電子化デジタル化がうまく日常の業務と噛みあっていないということも、電子化デジタル化の障害になっているようにも思います。また色々なデメリット、例えば誰がいつ手を加えたかわからないとか、最終版のファイルかどうかわからないなども、対策はいくらでも建てることができますので、あとは職場での工夫のしかただけということになります。

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